5 ขั้นตอน ตอบอีเมลล์ฝรั่งอย่างมืออาชีพ

5 ขั้นตอน ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษถึงฝรั่งอย่างมืออาชีพ

       ถึงแม้ว่าอีเมล์จะไม่เป็นทางการเหมือนกับจดหมาย แต่ยังคงมีความจำเป็นที่เราจะต้องเขียนอย่างมืออาชีพและดูเป็นทางการ เพื่อภาพลักษณ์ที่ดีให้กับตัวเองและองค์กร ทาง อเมซอนกูรู.com จึงอยากแชร์วิธีการดีๆ กับ 5 ขั้นตอนง่ายๆ ที่จะทำให้คุณเขียนอีเมล์คุยกับฝรั่งได้เหมือนมืออาชีพเขาทำกัน ไปดูกันเลย

เริ่มต้นด้วยการทักทายเสมอ

เราควรขึ้นต้นอีเมล์ ด้วยคำทักทายเสมอ เช่น “Dear Sarah”. ใช้ Dear แล้วตามด้วยชื่อผู้รับ ถ้าต้องการแบบเป็นทางการมากยิ่งขึ้นอาจจะใช้นามสกุล เช่น “Dear Mrs.Alexander” แต่ถ้าเรามีความสนิทสนมกับผู้รับอยู่แล้ว อาจจะใช้ง่ายๆ เช่น “Hi Susan” หากเราไม่รู้จักผู้รับเลย ควรใช้ “To whom it may concern” หรือ “Dear Sir/Madam” แค่เริ่มต้นดี ก็ช่วยเปลี่ยนอารมณ์ของผู้รับได้แล้ว

ขอบคุณผู้รับอีเมล์

ถ้าเรากำลังเขียนเพื่อตอบอีเมล์ลูกค้าไม่ว่าเรื่องใดๆ เราควรเริ่มต้นบรรทัดด้วยการขอบคุณเสมอ ผู้รับอีเมล์จะรู้สึกได้ถึงความใส่ใจ และเปลี่ยนมุมมองในมุมบวกทันที ตัวอย่าง หากลูกค้าถามคำถามเกี่ยวกับบริษัทของคุณ เราควรเริ่มต้นด้วย “Thank you for contacting XYZ company” หากเป็นกรณีลูกค้าตอบอีเมล์กลับมา เราควรจะเริ่มต้นด้วย “Thank you for your prompt reply” หรือ “Thanks for getting back to me” การขอบคุณลูกค้าในตอนเริ่มต้นอีเมล์นี้ จะทำให้ลูกค้ารู้สึกผ่อนคลายและอุ่นใจที่เราดูเป็นมิตร และที่สำคัญทำให้เราดูเป็นคนสุภาพมากๆ

ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมล์

อาจจะเป็นการยากที่จะเริ่มด้วยคำขอบคุณ เราอาจจะเริ่มด้วยประโยคเกริ่นนำเพื่อเข้าสู่วัตถุประสงค์หลัก เช่น “I am writing to enquire about …” หรือ “I am writing in reference to …” เมื่อเราเริ่มด้วยวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนแล้ว จึงเขียนในส่วนของรายละเอียดต่อไปได้เลย ที่สำคัญ เราต้องเขียนให้สั้นและกระชับที่สุด ไม่ว่าใครก็อยากอ่านจดหมายให้จบเร็วๆ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ก็ต้องเขียนให้ถูกหลักไวยกรณ์ภาษาอังกฤษ สะกดคำศัพท์ให้ถูกและใช้เครื่องหมายวรรคตอนให้เหมาะสม เพราะทั้งหมดนี้ ล้วนสื่อให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของเราและบริษัทนั่นเอง

ก่อนเราจะจบอีเมล์ จะเป็นการสุภาพมากๆถ้าเราจบด้วยการขอบคุณผู้รับอีกครั้ง โดยการเพิ่มหมายเหตุเข้าไป เช่น “Thank you for your patience and cooperation” หรือ “Thank you for your consideration” หลังจากนั้นต่อด้วย “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know”
และ “I look forward to hearing from you”

ขั้นตอนสุดท้ายอย่าลืมจบด้วยคำลงท้ายที่เหมาะสม โดยตามด้วยชื่อผู้ส่ง เช่น กรณีแบบเป็นทางการ และดูเป็นมืออาชีพ “Best regards”, “Sincerely” หรือ “Thank you” หรือกรณีสนิทสนม หรือ รู้จักกับผู้รับอยู่แล้ว อาจจะใช้ “Best wishes” หรือ “Cheers” ท้ายที่สุดก่อนจะกดส่งอีเมล์ อย่าลืมอื่นทวนอีกรอบเพื่อเช็คคำผิดหรืออื่นๆ เพื่อให้อีเมล์ที่ส่งออกไปดูเป็นมืออาชีพมากที่สุดนั่นเอง

ขอบคุณเนื้อหาบางส่วนจาก EF Englishlive Blog
และภาพบางส่วนจาก Wikihow

ใส่ความเห็น